Bedeutung der Online-Archive

Ein Beitrag von Dr. Martin Klöffler

In der letzten Dekade haben die digitalen Archive an Umfang und Bedeutung für die Recherchen zugenommen, wie der Autor aus eigener Erfahrung bei Veröffentlichungen weiß. Es werden zunehmend gedruckte Quellen, Archivalien, Pläne und Abbildungen aus den klassischen Papierarchiven digitalisiert und damit hoffentlich online öffentlich gemacht. Damit entfällt immer mehr der, früher eigentlich unumgängliche, Besuch der Archive für die Einsichtnahme der originalen Dokumente. Stattdessen sollte die Online-Recherche der digitalisierten Archivalien diese Besuche eigentlich nach und nach ersetzen. Wir sind aber bis jetzt noch weit von einer vollständigen Digitalisierung entfernt.

Was wird bisher in den allgemeinen Archiven abgedeckt, wenn wir die spezialisierten Archive wie das Pariser Militärarchiv im Château Vincennes (SHAT) einmal außer Acht lassen? Die gesammelte Erfahrung lehrt, dass vor allem Material aus dem 16. bis zum Anfang des 19. Jahrhunderts online zugänglich ist. Das sind bisher überwiegend Drucke, weniger Manuskripte oder handgezeichnete Pläne. Die Pläne decken überwiegend die Grundrisse ganzer Festungen ab, detaillierte Planzeichnungen zur Bauaufnahme oder -planung sind nur sporadisch und eher zufällig vertreten. Bildliche Darstellungen und Photographien sind auch zu finden. Der Autor vermutet, dass ab dem Beginn des 19. Jahrhunderts existierenden Bestände als geheime Verschlusssache der Kriegsministerien, der Generalstäbe, der Plankammern oder der zuständigen Ingenieurcorps nicht in den allgemeinen Bestand übernommen wurden und/oder noch auf eine Digitalisierung harren.

So sind im deutschen Sprachraum vor allem die Landesarchive von denjenigen deutschen Staaten aussichtsreiche Kandidaten, die bis 1918 ein eigenes Kriegsministerium mit angeschlossenem Kriegsarchiv besaßen. Dies sind also Preußen (mit der Stiftung preußischer Kulturbesitz), Sachsen, Baden, Württemberg und Bayern, sowie mit Einschränkungen, Hannover, Kassel und Marburg. Für das benachbarte Ausland sind das Frankreich, Belgien, Niederlande, Dänemark, Schweden und Österreich (siehe Anlage B).

Anhang A: Kriterien

Die fehlende nationale und internationale Standardisierung der digitalen Archive erzwingt in jedem Fall eine ausführliche Beschäftigung mit der Benutzeroberfläche und dem Bestand. Es muß leider konstatiert werden, dass anscheinend kein Konsens über die einzuhaltenden Standards existiert. So sind zum Beispiel der Online Preview, die Speicherung von Trefferlisten, die einheitliche Identifikation und die Online-Bestellung noch lange keine Selbstverständlichkeiten.

Welche Anforderungen sind also an die Archive für eine erfolgversprechende online-Recherche zu stellen? Allgemein sind dies Vollständigkeit, Aktualität und Verfügbarkeit der Archivalien, die eine Recherche gewährleisten muss:

1. Personalisiertes Login eines Benutzers mit einem Profil nach DSVO.
2. Mehrsprachigkeit der Benutzerführung: Standard ist die Landessprache, für nicht Muttersprachler ist Englisch zwingend notwendig.
3. Digitalisiertes Findbuch, welches auch die bisher nicht digitalisierten Archivalien enthält.
   1. Thesaurus und Verschlagwortung der Archivalien, aufsetzend auf den Metadaten
   2. Ortsverzeichnis mit synonymen historischen Ortsbezeichnungen in der Landessprache sowie den gängigen europäischen Landessprachen
   3. Bei Orten eine Georeferenzierung nach Länge und Breite mit Link zu einer gängigen Online-Karte
4. Recherchen
   1. Anfänger: Einfach nach einem frei gewählten Schlagwort, welches auch die gesamten Metadaten erfasst.
   2. Fortgeschrittene: Detaillierte Recherche nach Feldern wie Stichworten, Orten, Datum des Dokuments, Sammlungen, Georeferenz etc.
   3. Aufsetzend auf die aktuelle oder eine bereits abgelegte Trefferliste
   4. Einschränkung (Filter) der Ergebnisse auf Sammlung, Datum
   5. Ablage der Trefferliste für nachfolgende Recherchen
   6. Kombination der abgelegten Trefferlisten, mit den logischen Operatoren UND, ODER, NICHT etc.
5. Ergebnisse dargestellt als
   1. Trefferliste mit den primären Metadaten: Sammlung, Titel, Ort, Datum etc.
      1. Optionale Sortierfolge nach Titel, Ort, Datum etc.
      2. Bevorzugte Darstellung als eine Zeile pro Treffer oder als Kacheln mit Vorschau der Archivalien
   2. Baumstruktur (Thesaurus) der gefundenen Archivalien z.B. nach Sammlung, Titel etc.
6. Bei den gefundenen Archivalien sollten per Archivalie auf einer separaten Seite (pop-up) angezeigt werden:
   1. Primäre Metadaten oder vollständige Metadaten
   2. Vorschau des Dokuments in geringer Auflösung
   3. Detaillierte Vorschau in einem separaten Fenster mit Vergrößerungslupe (besonders wichtig bei topographischen Karten oder Plänen)
7. Download-formate der Archivalien
   1. Pdf-Datei mit allen Meta-Daten
   2. Grafik des Archivalie ohne Meta-Daten
      1. in den gängigen Formaten, wie jpg, jpeg, etc. in einer vorgegebenen niederen Auflösung
      2. Originales Format in höchster Auflösung (600 dpi?), besonders wichtig bei Landkarten und Plänen
   3. Auswahl des gewünschten Formats als Standard im Benutzerprofil
   4. Bei Texten die OCR-Auflösung als reiner Text im txt-Format
   5. Hochauflösender Druck im Originalformat oder in einem der gängigen DIN-Formate im Posterdruck
8. Bereitstellung von bestellten digitalisierten Archivalien
   1. Online für eine ganze Trefferliste, keine manuelle Bestellung einzelner Archivalien
   2. online Abrechnung über registriertes Benutzerkonto
   3. Download in ein vorgegebenes lokales Verzeichnis, Möglichst kein Versand als CD
   4. Auswahl der gewünschten Auflösung
   5. ©, also Zweck und Verwendung der Archivalien
   6. Transparente Preistabelle
9. Identifikation der Archivalien zum Download
   1. Zur Lesbarkeit nur Kurztitle, keine lange sprechenden Titel verwenden
   2. Keine Sonderzeichen im Titel, d.h. nur US-ASCII-Zeichen, also kein Umlaute, keine Accents wie é â, keine Sonderzeichen wie /. {}, etc.
   3. Digitale ID des Archives als Präfix, denn der typische Benutzer wird i.a. mehrere Archive zu einem Thema recherchieren.
   4. ID der Archivalie (signatur) sollte möglichst die Inventarnummer des Findbuchs sein; mehrere Seiten werden durch angehängte Seitenzahlen gekennzeichnet.
   5. Eine zusätzliche internationale Kennzeichnung einer Archivalie, also eine Art ISBN-Nummer wie bei Büchern oder eine UUID, wäre sicherlich hilfreich.
   6. Die ID der Archivalie gilt für alle Downloadformate, also pdf, Grafikformate, Metadaten
10. Online-Korrekturanforderung zu den Metadaten von falsch oder unvollständig beschriebenen Archivalien
11. Anforderung von nicht-digitalisierter Archivalien
    1. Sponsoring mit Nennung als Spender
    2. Auftrag zur Digitalisierung zu einem festen Preis, Rabatte bei Massenbestellungen
    3. Bereitstellung binnen 5 Werktagen
    4. Helpdesk für gezielte Anfragen

Anhang B: Archive

Die folgenden Archive im In- und Ausland wurden – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – überprüft:
(Alle Archive, die öffentlich zugängliche Digitalisate anbieten, sind auf der Startseite in der Linkliste zu finden, Anm.: T. Jark)

Haben auch Sie einen Beitrag, den Sie veröffentlichen möchten? Dann senden Sie ihn mir gerne zu: tommy.jark@email.de. Explizit möchte ich auch auf das Festungsjournal der Deutschen Gesellschaft für Festungsforschung verweisen, dessen Redaktion ständig auf der Suche nach neuen, spannenden (und vor allem kleineren) Beiträgen ist. Auch in diesem Falle gerne eine Mail an mich, ich leite Ihr Ansinnen gerne weiter. – T. Jark.